Politika privatnosti

1. Uvod

Semicolon d.o.o. ("mi", "nas", "naše", "Tvrtka") upravlja platformom Operitivo ("Usluga"). Ova Politika privatnosti objašnjava kako prikupljamo, koristimo, otkrivamo i štitimo vaše podatke kada koristite našu Uslugu.

Posve smo posvećeni zaštiti vaših osobnih podataka i poštivanju vaše privatnosti. Ova politika je usklađena s Općom uredbom o zaštiti podataka (EU) 2016/679 ("GDPR").

2. Voditelj obrade

Voditelj obrade odgovoran za vaše osobne podatke je:

3. Podaci koje prikupljamo

Podaci koje pružate

• Podaci o računu: Ime, e-mail adresa, lozinka, broj telefona; OIB korisnika koji izdaju račune i, kad ih tvrtka dodaje u Minimax kao blagajnike, njihov spol
• Poslovni podaci: Naziv tvrtke, adresa, OIB, IBAN
• Podaci o klijentima: Informacije o vašim klijentima koje unosite u sustav
• Financijski podaci: Podaci o računima i plaćanjima
• Komunikacijski podaci: Poruke koje šaljete putem platforme
• Fotografije radova: Fotografije obavljenog posla koje vaš tim doda na radni nalog (najviše 4 po nalogu); mogu prikazivati prostor vaših klijenata

Potpisi klijenata na radnim nalozima (opcionalna značajka)

Kad tvrtka uključi potpis klijenta, klijent potvrđuje završeni radni nalog na uređaju radnika ili putem jednokratne poveznice poslane emailom. Za svaki potpis spremamo:

• ime koje je potpisnik upisao te, kod potpisa na daljinu, email adresu na koju je poslana poveznica;
• nacrtani potpis isključivo kao x/y koordinate poteza, bez pritiska, brzine ili vremena, i ne koristimo ga za automatsko prepoznavanje osoba, pa se ne obrađuje kao biometrijski podatak (čl. 9 GDPR-a);
• neobavezni komentar te točan tekst izjave i njezinu verziju;
• vrijeme, IP adresu i preglednik/uređaj potpisnika, a kod potpisa na licu mjesta i lokaciju uređaja radnika ako je radnik to dopustio;
• SHA-256 otisak sadržaja radnog naloga u trenutku potpisa.

Svrha je dokaz da je posao obavljen i preuzet (jednostavni elektronički potpis, Uredba (EU) br. 910/2014, čl. 25). Potpisani nalog šalje se klijentu emailom. Potpisi, potpisani nalozi i fotografije čuvaju se zaštićeno: dostupni su samo tvrtki kroz Uslugu i klijentu kroz njegovu poveznicu, a brišu se zajedno s radnim nalogom.

Automatski prikupljeni podaci

• Podaci o korištenju: Posjećene stranice, korištene značajke, vrijeme provedeno na stranicama
• Podaci o uređaju: Vrsta preglednika, operativni sustav, vrsta uređaja
• Podaci dnevnika: IP adresa, vrijeme pristupa, URL-ovi upućivanja
• Kolačići: Pogledajte našu Politiku kolačića za detalje

4. Kako koristimo vaše podatke

Koristimo vaše osobne podatke u sljedeće svrhe:

5. Zadržavanje podataka

Zadržavamo vaše osobne podatke onoliko dugo koliko je potrebno za ispunjenje svrha navedenih u ovoj politici, osim ako zakon ne zahtijeva dulje razdoblje zadržavanja.

6. Dijeljenje podataka

Možemo dijeliti vaše podatke sa:

Pružateljima usluga

• Pružatelji usluga u oblaku (u EU)
• Pružatelji usluga e-pošte
• Procesori plaćanja

Integracija s Minimaxom (Operitivo for miniMAX)

Tvrtka koja koristi Minimax može ga u Postavkama povezati s Operitivom. Operitivo tada po nalogu te tvrtke šalje podatke u njezinu Minimax organizaciju. Dok je uključeno Automatski dodaj blagajnike u Minimax (zadano je uključeno), korisnike koji izdaju račune dodaje u Minimax kao djelatnike: kad se tvrtka poveže ili uključi dodavanje, kad se takav korisnik pridruži tvrtki ili dobije ulogu koja izdaje račune te kad upiše svoj OIB, spol ili ime; a uvijek i kad netko klikne Dodaj u Minimax. Dokument pojedine primke šalje kad ga ovlašteni korisnik pošalje. Na zahtjev korisnika dovršava izdavanje računa koji je već u Minimaxu, stornira ga ili za njega izdaje knjižno odobrenje, i kad je izdavanje kroz Minimax isključeno. Ostalo šalje sam dok su uključeni izdavanje računa kroz Minimax, sinkronizacija artikala ili slanje dokumenata primki u Minimax Pretinac:

• Primatelj: Seyfor d.o.o., pružatelj programa Minimax, s kojim tvrtka ima vlastiti ugovor o korištenju Minimaxa.
• Svrha: izdavanje i fiskalizacija računa, slanje eRačuna i praćenje plaćanja u Minimaxu tvrtke, isti artikli i usluge u Operitivu i u Minimaxu, knjiženje ulaznih računa iz dokumenata primki, prikaz eRačuna primljenih u Minimaxu na stranici Primljeni računi te pregled računa koje je tvrtka izdala izravno u Minimaxu. Minimax fiskalizira račune prema Poreznoj upravi i šalje eRačune preko svog informacijskog posrednika.
• Podaci: naziv ili ime i prezime kupca, OIB ili PDV broj, adresa i e-mail adresa kupca; stavke, iznosi, datumi, način plaćanja i napomena računa; potpisani radni nalozi priloženi računu (ime i potpis osobe koja je potpisala te fotografije radova). Korisnike koji izdaju račune Operitivo upisuje u Minimaxov popis djelatnika (Djelatnici, koji je ujedno evidencija za plaće) kao blagajnike, jer fiskalizirani račun nosi OIB operatera: ime, prezime, OIB i spol korisnika te vrstu zaposlenja zaposlenik i Hrvatsku kao državu boravišta. Računovođa ih ondje može promijeniti. Uz sinkronizaciju artikala šalje naziv, šifru, jedinicu, prodajnu cijenu, stopu PDV-a, KPD i aktivnost artikala i usluga. Uz slanje primki šalje dokument računa dobavljača (sliku ili PDF) s nazivom ili OIB-om dobavljača te brojem i datumom računa. Za prijavu u Minimax koristimo korisničko ime i lozinku za vanjske aplikacije koje je tvrtka upisala, a lozinku čuvamo šifrirano. Iz Minimaxa preuzimamo katalog artikala i usluga, popis djelatnika (ime i OIB), u kojem za svakog korisnika tražimo njegovog blagajnika, broj i PDF izdanih računa te status plaćanja. Dok tvrtka eRačune prima u Minimaxu, iz Minimax Pretinca za dokumente preuzimamo primljene eRačune (XML s nazivom, OIB-om, adresom i kontaktom dobavljača, stavkama, iznosima i datumima) i njihov status u Minimaxu (prihvaćen, odbijen, storniran). Za račune koje je tvrtka izdala izravno u Minimaxu, od dana kad je uključila izdavanje kroz Minimax, Operitivo čuva i zaglavlje računa: broj, kupca (naziv ili ime i prezime te njegovu oznaku u Minimaxu), datume, iznos, plaćeni iznos, status i status plaćanja, a PDF tek kad ga netko otvori. Prikazuje ih samo za pregled i ne broji ih u izvještajima.
• Uloge i pravna osnova: za podatke o svojim kupcima tvrtka je voditelj obrade i ona određuje pravnu osnovu (u pravilu izvršenje ugovora s kupcem i zakonska obveza izdavanja i fiskalizacije računa, čl. 6(1)(b) i (c) GDPR-a). Tvrtka je voditelj obrade i za podatke svojih korisnika koji izdaju račune te za dokumente svojih dobavljača (u pravilu zakonska obveza navođenja operatera na fiskaliziranom računu i knjiženja ulaznih računa, čl. 6(1)(c) GDPR-a). Operitivo te podatke obrađuje kao izvršitelj obrade, isključivo po nalogu tvrtke (čl. 28. GDPR-a). Seyfor ih obrađuje na temelju ugovora koji tvrtka ima sa Seyforom. Za podatke o samoj tvrtki pravna osnova je izvršenje ugovora s nama (čl. 6(1)(b)).

Svaki od tih prekidača tvrtka može isključiti, i tada Operitivo te podatke više ne šalje sam. Vezu može i prekinuti (Postavke > Integracije > Operitivo for miniMAX > Prekini vezu) čim nijedan račun više nije na putu prema Minimaxu ni u njemu započet; prozor za prekid veze navede što prije treba dovršiti. Nakon toga Operitivo više ništa ne šalje u Minimax i briše spremljenu lozinku. Podaci koji su već poslani ostaju u Minimaxu tvrtke i za njih vrijedi njezin ugovor sa Seyforom.

Zakonski zahtjevi

• Porezna uprava (za fiskalizaciju)
• FINA (za obradu eRačuna)
• Tijela za provedbu zakona kada zakon to zahtijeva

Poslovni prijenosi

U slučaju spajanja, preuzimanja ili prodaje, vaši podaci mogu biti preneseni.

NE prodajemo vaše osobne podatke trećim stranama.

7. Međunarodni prijenosi podataka

Vaši podaci se primarno pohranjuju unutar Europske unije. Ako prenosimo podatke izvan EU, osiguravamo odgovarajuće zaštitne mjere:

• Standardne ugovorne klauzule (SCCs)
• Odluke o primjerenosti Europske komisije

8. Vaša prava (GDPR članci 15-22)

Imate sljedeća prava u vezi vaših osobnih podataka:

1. Pravo pristupa (čl. 15): Zatražite kopiju svojih osobnih podataka
2. Pravo na ispravak (čl. 16): Zatražite ispravak netočnih podataka
3. Pravo na brisanje (čl. 17): Zatražite brisanje svojih podataka ("pravo na zaborav")
4. Pravo na ograničenje (čl. 18): Zatražite ograničenje obrade
5. Pravo na prenosivost podataka (čl. 20): Primite svoje podatke u strukturiranom formatu
6. Pravo na prigovor (čl. 21): Prigovorite obradi temeljenoj na legitimnim interesima
7. Pravo na povlačenje privole (čl. 7): Povucite privolu u bilo kojem trenutku

Za ostvarivanje ovih prava, kontaktirajte nas na: info@operitivo.com

Odgovorit ćemo u roku od 30 dana od primitka vašeg zahtjeva.

9. Sigurnost podataka

Provodimo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere za zaštitu vaših podataka:

• Enkripcija u prijenosu (TLS/SSL)
• Enkripcija u mirovanju
• Kontrole pristupa i autentifikacija
• Redovite sigurnosne procjene
• Obuka zaposlenika o zaštiti podataka

10. Kolačići

Koristimo kolačiće i slične tehnologije. Za detaljne informacije, pogledajte našu Politiku kolačića.

11. Privatnost djece

Naša Usluga nije namijenjena osobama mlađim od 16 godina. Svjesno ne prikupljamo osobne podatke djece.

12. Promjene ove politike

Možemo povremeno ažurirati ovu Politiku privatnosti. Obavijestit ćemo vas o promjenama objavljivanjem nove politike na ovoj stranici i ažuriranjem datuma "Zadnje ažurirano".

13. Nadzorno tijelo

Ako smatrate da smo povrijedili vaša prava na zaštitu podataka, imate pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP):

14. Kontaktirajte nas

Za pitanja o ovoj Politici privatnosti ili za ostvarivanje svojih prava: