Vertrag über die Auftragsverarbeitung (Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung)

Diesen Vertrag schließen das Unternehmen, das Operitivo nutzt, als Verantwortlicher und die Semicolon d.o.o., Rakovčeva ulica 60, 52100 Pula, Kroatien, OIB 03411437372, die den Dienst Operitivo erbringt, als Auftragsverarbeiter (zusammen: die Parteien).

Der Vertrag ist Teil der Nutzungsbedingungen. Er ist geschlossen, wenn das Unternehmen die Nutzungsbedingungen und diesen Vertrag annimmt; für das Unternehmen nimmt ihn der Inhaber des Unternehmenskontos in Operitivo an. Für jedes Unternehmen gibt es einen Vertrag, unabhängig von der Zahl seiner Nutzer und Filialen.

Der Vertrag gilt für die personenbezogenen Daten, die Operitivo im Auftrag des Unternehmens verarbeitet, wie in Anhang II beschrieben, einschließlich der Daten seiner Nutzer und Mitarbeiter, solange das Unternehmen den Dienst nutzt und danach, bis die Daten gelöscht oder zurückgegeben sind (Klausel 10 Buchstabe d). Er gilt nicht für Daten, für die die Semicolon d.o.o. selbst Verantwortlicher ist: die Anmeldedaten und den Rechnungskontakt des Kontoinhabers, das Abonnement und seine Bezahlung sowie Anmelde- und Sicherheitsprotokolle; für diese Daten gilt die Datenschutzerklärung.

Der Vertrag besteht aus diesen Einleitenden Bestimmungen, den Klauseln in den Abschnitten I bis III, den Zusätzlichen Bestimmungen und den Anhängen I bis IV. Die Klauseln sind nach den Standardvertragsklauseln des Durchführungsbeschlusses (EU) 2021/915 der Kommission vom 4. Juni 2021 erstellt und übernehmen dessen amtlichen Wortlaut, mit den Bestimmungen, die sich auf die Verordnung (EU) 2016/679 beziehen.

In Fragen der Verarbeitung personenbezogener Daten hat dieser Vertrag Vorrang vor den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung.

Das Unternehmen kann diesen Vertrag jederzeit von dieser Seite ausdrucken oder als PDF speichern. Frühere Fassungen senden wir auf Anfrage an info@operitivo.com.

Mit diesen Klauseln soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 zu gewährleisten.

Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.

Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 erfüllt werden.

Diese Klauseln sind nicht die Standardvertragsklauseln des Durchführungsbeschlusses (EU) 2021/915, sondern nach ihnen erstellt: Klausel 5 ist nicht übernommen, und Klausel 7.7 hat keinen Buchstaben e. Die übrigen Klauseln und Buchstaben tragen dieselben Nummern wie in diesem Beschluss.

Die Zusätzlichen Bestimmungen und die Anhänge dürfen weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in dieser Verordnung.

Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 auszulegen.

Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche, unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679, den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Das Unternehmen ist dafür verantwortlich, dass es eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten hat, die es in Operitivo eingibt oder die Operitivo für es empfängt, und dass es die betroffenen Personen über die Verarbeitung informiert hat (Artikel 6, 13 und 14 DSGVO).

Die dokumentierten Weisungen des Unternehmens nach Klausel 7.1 sind die Nutzungsbedingungen, dieser Vertrag und die Handlungen, die das Unternehmen und seine Nutzer in Operitivo vornehmen, etwa einen Kunden anlegen, ein Angebot per E-Mail senden, eine Rechnung ausstellen oder Minimax verbinden. Weitere Weisungen erteilt das Unternehmen schriftlich an info@operitivo.com.

Das Unternehmen bestimmt, welche seiner Nutzer mit welcher Rolle Zugang zu Operitivo haben, und ist für ihre Handlungen in Operitivo verantwortlich.

Das Unternehmen gibt in Freitextfelder (Notizen, Beschreibungen, Anmerkungen) keine sensiblen Daten im Sinne von Klausel 7.5 ein, auch keine Diagnose oder anderen Gesundheitsdaten in die Notiz zu Krankheitstagen. Die einzigen Gesundheitsdaten, die Operitivo vorsieht, sind Krankheitstage, erfasst als Art der Abwesenheit und als Status eines Mitarbeiters (Anhang II); das Unternehmen verarbeitet sie als Arbeitgeber nach dem Arbeitsrecht (Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b DSGVO).

Operitivo sendet die Meldung nach Klausel 9.2 spätestens 48 Stunden, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde, per E-Mail an den Kontoinhaber und die Administratoren des Unternehmens. Sind noch nicht alle Informationen bekannt, enthält die erste Meldung die bekannten, und den Rest senden wir, sobald wir ihn erfahren.

Die Aufsichtsbehörde und die betroffenen Personen benachrichtigt das Unternehmen als Verantwortlicher (Artikel 33 und 34 DSGVO). Operitivo unterstützt es dabei nach Klausel 9 und benachrichtigt sie an seiner Stelle nur, wenn das Unternehmen es schriftlich dazu ermächtigt.

Die Mitteilung nach Klausel 7.7 Buchstabe a senden wir per E-Mail an den Kontoinhaber und die Administratoren des Unternehmens, zeigen sie in der App an und tragen sie in die Änderungsliste in Anhang IV ein, mindestens 30 Tage bevor der neue Unterauftragsverarbeiter beginnt, Daten des Unternehmens zu verarbeiten. Die Mitteilung nennt den Unterauftragsverarbeiter, seine Aufgabe, wo er die Daten verarbeitet und auf welcher Grundlage die Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, falls dies geschieht.

Das Unternehmen erhebt Einwände schriftlich an info@operitivo.com vor Ablauf dieser Frist. Auf einen Einwand hin setzt Operitivo den neuen Unterauftragsverarbeiter für dieses Unternehmen nicht ein, etwa indem es die Funktion abschaltet, die ihn braucht. Ist das nicht möglich, kann das Unternehmen den Vertrag bis zum Tag der Änderung ohne Kosten kündigen, und Operitivo erstattet den nicht genutzten Teil des im Voraus bezahlten Abonnements. Bis dahin gelangen die Daten dieses Unternehmens nicht zum neuen Unterauftragsverarbeiter.

Die Informationen nach Klausel 7.6 Buchstabe c stellen wir zuerst als Dokumentation bereit: die Beschreibung der Maßnahmen in Anhang III, die SOC-2- oder ISO-27001-Berichte der Unterauftragsverarbeiter, soweit diese ihre Weitergabe erlauben, und Antworten auf einen Fragebogen des Unternehmens.

Reicht die Dokumentation nicht aus, kann das Unternehmen eine Prüfung aus der Ferne oder in den Räumlichkeiten der Semicolon d.o.o. durchführen, mindestens 30 Tage im Voraus angekündigt, in der Regel einmal im Jahr. Gibt es Anzeichen für einen Verstoß gegen diesen Vertrag oder verlangt eine Aufsichtsbehörde die Prüfung, gelten weder die Grenze von einer Prüfung im Jahr noch die 30 Tage, und die Prüfung wird mit angemessener Frist angekündigt.

Die Prüfung führt das Unternehmen selbst oder ein von ihm gewählter Prüfer durch, der sich schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet hat. Die Prüfung erstreckt sich nicht auf Daten anderer Unternehmen.

Der Vertrag gilt, solange das Unternehmen Operitivo nutzt, und danach, bis Operitivo seine Daten nach diesem Punkt löscht oder zurückgibt.

Während der Nutzung und 30 Tage nach ihrem Ende kann das Unternehmen seine Daten aus Operitivo herunterladen (etwa PDFs von Rechnungen und Angeboten). Auf eine schriftliche Anfrage innerhalb dieser Frist sendet Operitivo ihm einen Export aller seiner Daten in einem maschinenlesbaren Format (CSV oder JSON) mit seinen Dateien. Dies ist die Rückgabe der Daten nach Klausel 10 Buchstabe d.

Spätestens 60 Tage nach dem Ende der Nutzung löscht Operitivo die Daten des Unternehmens aus der Datenbank und dem Dateispeicher, mit denen der Dienst arbeitet, und bestätigt dies dem Kontoinhaber per E-Mail.

Danach bleiben die Daten des Unternehmens nur noch in diesen Kopien, bis sie verschwunden sind:

Aufzeichnungen bei den Unterauftragsverarbeitern (gesendete E-Mails, Fehlerberichte, Serverprotokolle) werden mit Ablauf ihrer Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Auf schriftliche Weisung des Unternehmens vor Ablauf der Frist in Punkt 5.2 bewahrt Operitivo statt der Löschung ein schreibgeschütztes Archiv seiner Rechnungen und anderer Aufzeichnungen auf, die das Unternehmen gesetzlich aufbewahren muss, bis die gesetzliche Aufbewahrungsfrist jeder Aufzeichnung abläuft. Vorher trennt Operitivo die Verbindungen des Unternehmens zu Minimax und anderen verbundenen Diensten, sodass sich das Archiv nicht mehr ändert. Für diese Zeit gilt dieser Vertrag für das Archiv weiter.

Ohne eine solche Weisung bewahrt Operitivo die Daten des Unternehmens nicht über die Fristen dieses Punktes hinaus auf. Die Aufbewahrung von Rechnungen und Geschäftsunterlagen ist Pflicht des Unternehmens (Artikel 66 Absatz 18 und Artikel 108 des kroatischen Allgemeinen Steuergesetzes, Artikel 82 des Mehrwertsteuergesetzes, Artikel 10 und 13 des Rechnungslegungsgesetzes und Artikel 35 des Fiskalisierungsgesetzes), daher lädt das Unternehmen sie vor der Löschung herunter.

Die Liste der Unterauftragsverarbeiter ändert sich nach Klausel 7.7 und Punkt 3 dieser Zusätzlichen Bestimmungen.

Andere Änderungen dieses Vertrags kündigt Operitivo per E-Mail an den Kontoinhaber und in der App mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten an, mit einer Zusammenfassung der Änderungen. Eine Änderung gilt für das Unternehmen, sobald es sie annimmt. Ein Unternehmen, das die Änderung nicht annimmt, kann den Vertrag bis zum Inkrafttreten der Änderung ohne Kosten kündigen, und Operitivo erstattet den nicht genutzten Teil des im Voraus bezahlten Abonnements.

Für diesen Vertrag gilt das Recht der Republik Kroatien. Für Streitigkeiten ist das in den Nutzungsbedingungen bestimmte Gericht zuständig. Maßgeblich ist der kroatische Text; der englische und der deutsche Text sind Übersetzungen.

Name, OIB und Anschrift: das Unternehmen, das diesen Vertrag angenommen hat, wie in Operitivo eingetragen (Einstellungen, Unternehmensdaten).

Kontaktperson: der Inhaber des Unternehmenskontos in Operitivo, unter der E-Mail-Adresse seines Nutzerkontos. Die Mitteilungen nach diesem Vertrag erhalten auch die Administratoren des Unternehmens.

Datenschutzbeauftragter: hat das Unternehmen einen benannt, teilt es dessen Daten an info@operitivo.com mit.

Annahme: der Kontoinhaber nimmt den Vertrag in Operitivo an, und Operitivo zeichnet das Datum und die angenommene Fassung auf.

Name: Semicolon d.o.o., OIB 03411437372

Anschrift: Rakovčeva ulica 60, 52100 Pula, Kroatien

Kontaktperson: Bojan Dragojević, Geschäftsführer, info@operitivo.com

Datenschutzbeauftragter: nicht benannt; Artikel 37 DSGVO schreibt ihn für die Semicolon d.o.o. nicht vor.

Annahme: die Semicolon d.o.o. nimmt den Vertrag mit seiner Veröffentlichung auf dieser Seite an, und er gilt mit einem Unternehmen ab dem Tag, an dem dieses Unternehmen ihn annimmt.

Kunden des Unternehmens und ihre Kontaktpersonen

mögliche Kunden und Personen, die dem Unternehmen eine Anfrage senden

Empfänger von Angeboten, Rechnungen und anderen Dokumenten des Unternehmens

Personen, die Arbeitsaufträge unterschreiben, und Personen, die auf Fotos vor Ort zu sehen sind

Mitarbeiter des Unternehmens und Nutzer seines Operitivo-Kontos

Kontaktpersonen von Lieferanten und in Lieferantendokumenten genannte Personen (gescannte Lieferantenrechnungen und empfangene E-Rechnungen)

Vor- und Nachname, OIB oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Anschrift, E-Mail und Telefon

IBAN, Beträge, Zahlungsart und Zahlungsstatus

Inhalt von Angeboten, Aufträgen, Arbeitsaufträgen, Rechnungen, Anfragen, Notizen und beigefügten Dokumenten

Fahrzeuge des Unternehmens (Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometerstand, Zulassung und Versicherung) und die Arbeitsaufträge, bei denen sie genutzt wurden

Leistungsorte (Anschriften, Koordinaten und Zugangshinweise) sowie Immobilien und Geräte der Kunden

Unterschriften auf Arbeitsaufträgen mit Name, E-Mail, IP-Adresse und Gerät des Unterzeichners sowie Fotos vor Ort

Mitarbeiterdaten: Nutzerkonto, Rolle, Position, Stundensatz, zugewiesene Aufträge und Arbeitszeit an Arbeitsaufträgen, Dienstplan, Urlaub und andere Abwesenheiten

für Nutzer, die Rechnungen ausstellen: die OIB des Bedieners, die mit einer fiskalisierten Rechnung übermittelt wird, und, wenn Operitivo sie in Minimax als Kassierer einträgt, ihr Geschlecht

Lieferanten- und Positionsdaten aus gescannten Lieferantenrechnungen und empfangenen E-Rechnungen

Der Dienst ist nicht für die Verarbeitung sensibler Daten im Sinne von Klausel 7.5 bestimmt, mit einer Ausnahme: Krankheitstage, erfasst als Art der Abwesenheit eines Mitarbeiters (mit Datum) und als Status eines Mitarbeiters, ohne Diagnose, also Gesundheitsdaten. Das Unternehmen verarbeitet sie als Arbeitgeber nach dem Arbeitsrecht (Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b DSGVO). Sie sehen nur Nutzer, deren Rolle Mitarbeiter sehen darf, die Abwesenheiten auch der Mitarbeiter selbst; Operitivo verwendet sie für nichts anderes. Eine Diagnose oder andere Gesundheitsdaten gibt das Unternehmen nicht ein, auch nicht in die Notiz zu Krankheitstagen (Punkt 1.4 der Zusätzlichen Bestimmungen).

Unterschriften und Fotos sind keine biometrischen Daten, da sie nicht mit speziellen technischen Mitteln verarbeitet werden, die die eindeutige Identifizierung einer Person ermöglichen (Artikel 4 Nummer 14 und Erwägungsgrund 51 DSGVO).

Andere sensible Daten gibt das Unternehmen nicht ein (Punkt 1.4 der Zusätzlichen Bestimmungen).

Speicherung von Daten und ihre Anzeige in der Web- und Mobil-App

Speicherung von Dateien (Fotos, Anhänge, gescannte Rechnungen, PDF-Dokumente)

Erstellung von PDF-Dokumenten

Versand von E-Mails und Push-Benachrichtigungen

Fiskalisierung von Rechnungen bei der Steuerverwaltung und Versand von E-Rechnungen über den vom Unternehmen gewählten Informationsvermittler

Texterkennung auf gescannten Lieferantenrechnungen und Auslesen von Positionen aus ihnen und aus Materiallisten, die ein Mitarbeiter diktiert oder eintippt, mit einem Sprachmodell der künstlichen Intelligenz

Fehlerüberwachung, Nutzerunterstützung und Datensicherung

Übermittlung von Daten an Dienste, die das Unternehmen selbst verbindet, etwa Minimax oder Google Kalender, auf seine Weisung

Erbringung des Dienstes Operitivo an das Unternehmen nach den Nutzungsbedingungen: Verwaltung von Kunden, Anfragen, Angeboten, Aufträgen, Arbeitsaufträgen, Rechnungen, Lager, Fahrzeugen, Geräten, Mitarbeitern und Kalender, Ausstellung und Fiskalisierung von Rechnungen, Versand und Empfang von E-Rechnungen sowie Unterstützung der Nutzer des Unternehmens.

Solange das Unternehmen Operitivo nutzt, und danach bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten nach Punkt 5 der Zusätzlichen Bestimmungen; für ein Archiv, das das Unternehmen nach Punkt 5.6 verlangt, bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Gegenstand, Art und Dauer der Verarbeitung durch jeden Unterauftragsverarbeiter sind in Anhang IV angegeben. Ein Unterauftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur für die dort genannte Aufgabe und nur, solange die Verarbeitung durch Operitivo dauert, mit Ausnahme der Aufzeichnungen in Punkt 5.5 der Zusätzlichen Bestimmungen.

Die App ist nur über HTTPS (TLS) erreichbar. Die App verbindet sich mit der Datenbank, dem Dateispeicher, der Steuerverwaltung und den Unterauftragsverarbeitern über verschlüsselte Verbindungen (TLS), mit der Steuerverwaltung zusätzlich mit dem Zertifikat des Unternehmens.

Datenbank, Dateispeicher und Sicherungen sind bei den Anbietern verschlüsselt gespeichert (Anhang IV).

Das Fiskalisierungszertifikat und sein Passwort, die Schlüssel des E-Rechnungs-Vermittlers, das Minimax-Passwort und der Zugang zu Google Kalender werden von der App zusätzlich verschlüsselt (AES-256-GCM), mit einem Schlüssel, der nicht in der Datenbank liegt.

Passwörter der Nutzer werden nur als Hash (bcrypt) gespeichert.

Datenbanksicherungen werden verschlüsselt (AES-256), bevor sie an einem getrennten Ort gespeichert werden.

Jeder Datensatz in der Datenbank gehört zu einem Unternehmen, und die App liest und ändert bei jeder Anfrage eines angemeldeten Nutzers nur die Datensätze seines Unternehmens; die Ausnahme ist der Unterschriftslink des Kunden, der im nächsten Punkt beschrieben ist.

Die Dateien des Unternehmens (Fotos vor Ort, unterschriebene Arbeitsaufträge, Anhänge, gescannte Rechnungen) liegen in einem privaten Speicher im Ordner dieses Unternehmens. Sie öffnen sich über die App nach Prüfung der Anmeldung und der Berechtigung, über Links, die die Mobil-App 6 Stunden gültig signiert erhält, oder, bei einem Arbeitsauftrag, der dem Kunden zur Unterschrift gesendet wurde, über den Unterschriftslink des Kunden, der den unterschriebenen Arbeitsauftrag und die Fotos dieses Auftrags ohne Anmeldung öffnet. Öffentlich sind nur Bilder, die das Unternehmen in das Layout seiner Angebote einfügt (etwa sein Logo), und Profilbilder der Nutzer.

Anmeldung mit Passwort, nach Bestätigung der E-Mail-Adresse, oder mit einem Google-Konto.

Auf dem Server beschränkt die App jede Anfrage eines angemeldeten Nutzers auf die Daten seines Unternehmens; die Ausnahme ist der Link des Kunden zur Unterschrift eines Arbeitsauftrags. Innerhalb eines Unternehmens hat jeder Nutzer eine Rolle (Administrator, Vertrieb, Buchhaltung, Mitarbeiter), die den Zugang zu den meisten Daten beschränkt: für die wichtigsten Teile der App (Rechnungen, Eingangsrechnungen, Angebote, Anfragen, Kunden, Aufträge, Lager, Mitarbeiter, Aufgaben, Termine, Team und Einstellungen) prüft die App auf dem Server zusätzlich, ob diese Rolle es darf. Teile ohne eine solche Prüfung (etwa Geräte, Immobilien und Aktivitäten der Kunden sowie die Liste der Mitarbeiter eines Arbeitsauftrags, die ihre Kontaktdaten und Stundensätze zeigt) stehen allen Nutzern des Unternehmens offen.

Das Ändern oder Zurücksetzen eines Passworts beendet die Sitzungen dieses Nutzers auf anderen Geräten.

Zugang zur Produktionsdatenbank und zum Dateispeicher hat heute nur der Geschäftsführer der Semicolon d.o.o.; der Zugang zu Testversionen der App und ihren Datenbankkopien ist in Punkt 5.4 der Zusätzlichen Bestimmungen beschrieben. Andere Personen erhalten ihn erst nach einer schriftlichen Verpflichtung zur Vertraulichkeit und nur, soweit ihre Arbeit es erfordert.

Auf Daten des Unternehmens greifen wir nur zur Erbringung des Dienstes, für vom Unternehmen gewünschte Unterstützung oder zur Fehlerbehebung zu.

Fehler der App werden ohne IP-Adresse und Cookies des Nutzers an den Fehlerüberwachungsdienst gesendet. Vor dem Senden werden aus dem Fehlereintrag OIB, die Werte von Feldern mit einer Steuer- oder Umsatzsteuernummer oder dem Geschlecht, Umsatzsteuernummern in Anfragen an VIES und Minimax sowie Einmalcodes und Tokens entfernt, die im Link als Parameter stehen. Ein Token im Pfad des Links selbst (etwa im Link zur Unterschrift eines Arbeitsauftrags oder zur Annahme einer Einladung) wird nicht entfernt.

Eine Sitzungsaufzeichnung wird nur für einen Teil der Fehler (10 %) erstellt, mit verborgenem Text und verborgenen Bildern; die Seiten- und Anfrageadressen in einer Aufzeichnung durchlaufen diese Entfernung nicht, sodass darin eine OIB oder Umsatzsteuernummer bleiben kann (etwa bei der Prüfung einer Umsatzsteuernummer).

Für eine Rechnung, die Operitivo selbst ausstellt, zeichnet die App den ausstellenden Nutzer und den Zeitpunkt der Ausstellung auf. Für eine über Minimax ausgestellte Rechnung zeichnet sie den Bediener (Kassierer) auf, den Minimax auf die Rechnung schreibt, mit seiner OIB, wenn Minimax eine liefert, den Operitivo-Nutzer mit dieser OIB, wenn es genau einen gibt, und den Ausstellungstag, den Minimax meldet. Für einen direkt in Minimax erstellten und in Operitivo bestätigten Storno wird kein Bediener aufgezeichnet.

Der Datenbankanbieter ermöglicht die Wiederherstellung der Datenbank auf einen früheren Zeitpunkt innerhalb seines Wiederherstellungszeitraums.

Täglich erstellen wir eine verschlüsselte Sicherung der Datenbank an einem getrennten Ort (Cloudflare R2): tägliche bewahren wir 7 Tage auf, wöchentliche 4 Wochen, monatliche und manuelle 12 Monate.

Änderungen der Datenbankstruktur führen wir so ein, dass die vorherige Version der App weiter funktioniert, und entfernen Spalten und Tabellen erst in einer späteren, getrennten Änderung.

Jede Codeänderung durchläuft vor der Veröffentlichung automatische Tests und eine Prüfung.

Die Maßnahmen dieses Anhangs überprüfen wir, wenn sich der Dienst oder ein Unterauftragsverarbeiter ändert, mindestens aber einmal im Jahr.

Anträge betroffener Personen: das Unternehmen findet, berichtigt und löscht die Daten von Kunden, Anfragen, Mitarbeitern und anderen Datensätzen selbst in der App und lädt ihre Dokumente herunter. Was es nicht selbst tun kann, erledigen wir auf seine Anfrage ohne unangemessene Verzögerung, damit es innerhalb der Frist nach Artikel 12 Absatz 3 DSGVO antworten kann.

Einen Antrag einer betroffenen Person, der direkt bei uns eingeht, leiten wir an das Unternehmen weiter und beantworten ihn nicht selbst (Klausel 8 Buchstabe a).

Datenschutz-Folgenabschätzung und Konsultation der Aufsichtsbehörde: auf Anfrage des Unternehmens stellen wir die Beschreibung der Verarbeitung, der Maßnahmen und der Unterauftragsverarbeiter bereit, die es dafür braucht.

Meldung einer Verletzung: neben den Angaben nach Klausel 9.2 nennt sie, wann die Verletzung eingetreten ist und wann sie uns bekannt wurde, welche Funktionen und Unterauftragsverarbeiter sie betrifft und was das Unternehmen selbst tun kann, etwa Passwörter ändern.

Verfahren bei einer Verletzung: wir stellen ihren Umfang fest, stoppen sie und sichern die Aufzeichnungen, benachrichtigen die betroffenen Unternehmen innerhalb der Frist in Punkt 2.1 der Zusätzlichen Bestimmungen und dokumentieren jede Verletzung mit den Fakten, ihren Auswirkungen und den ergriffenen Maßnahmen.